Как пользоваться POS-системой: пошаговое руководство после покупки

Покупка POS-система Это лишь первый шаг. Чтобы максимально эффективно использовать ваши инвестиции, необходимо правильно установить, настроить и протестировать систему перед запуском в эксплуатацию. Это руководство также расскажет вам, как использовать POS-систему для повседневной работы. Если вы являетесь реселлером, демонстрация ваших знаний об использовании продукта поможет убедить клиентов заключить сделку. 

Шаг 1: Настройка POS-системы для первого использования

Этот шаг включает установку, настройку учетной записи и конфигурацию.

Установка

Для крупных предприятий POS-системы устанавливаются профессионалами, поскольку это предполагает сложную сетевую конфигурацию множества кассовых аппаратов. Однако, если вам нужна только одна касса, самостоятельная установка POS-системы довольно проста. Это также позволяет сэкономить деньги, поскольку профессиональная установка может быть довольно дорогой и часто представляет собой дополнительные расходы помимо стоимости самого устройства.

Вам нужно лишь следовать инструкции, прилагаемой к упаковке, в которой в общих чертах описано, как установить устройство на столешнице и правильно подключить шнур к розетке. В ней также показано, как включить систему и как правильно подключить ваши устройства. POS-системное оборудование периферийные устройства (такие как сканеры, принтеры и весы). 

После запуска система отобразит руководство по настройке, которое поможет вам подключиться к вашему интернет-провайдеру. 

Настройка и конфигурация учетной записи

Далее система предложит вам войти в свою учетную запись. Некоторые поставщики услуг могут попросить вас создать учетную запись на их веб-сайте, которую вы сможете использовать для входа в свою POS-систему. Если нет, вы можете создать учетную запись прямо там. Вам будет предложено указать профиль вашей компании, а также выполнить такие действия, как:

• Настройки налогов
• Часовые пояса
• Часы работы магазина
• Шаблон квитанции и счета-фактуры
• Шаблоны отчетов
• Защита паролем
• Профили пользователей (если доступ к системе будет иметь более одного человека) 

Подпись: Настройка торгового счета в POS-системе (Источник изображения: BIMI) Система POS для ресторанов)

Интеграция вашего существующего бизнес-программного обеспечения

Если вы уже подключили POS-систему, позволяющую использовать ваше текущее бизнес-программное обеспечение, сейчас самое время. Примерами таких систем являются бухгалтерские программы, системы учета рабочего времени (приход/уход), системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). кухонные витрины (KDS) и календари встреч. Хотя существуют некоторые вариации, обычно этот процесс включает в себя:

• Выбор программного обеспечения для вашего бизнеса из списка интеграций POS-системы.
• Нажмите на ссылку, чтобы запустить бизнес-программу.
• Войдите в свою учетную запись в программе для бизнеса.
• Подтвердите интеграцию 

Если это двусторонняя интеграция, ваше бизнес-программное обеспечение может потребовать от вас выполнения тех же шагов в обратном порядке.

Добавление программного обеспечения для управления бизнесом в вашу POS-систему

Если у вас новое или микропредприятие, которое еще не использует собственное программное обеспечение, вы, вероятно, оформили подписку на некоторые инструменты управления бизнесом, входящие в состав вашей POS-системы. Эти функции аналогичны некоторым из упомянутых ранее программных продуктов, но встроены непосредственно в POS-систему. Вот как активировать эти функции:

• В меню панели управления продавца перейдите на вкладку «Дополнительные функции».
• Если у вас есть тарифный план, включающий эту функцию, инструменты должны быть доступны.
• Если у вас нет подписки, вы увидите предложение обновить свой тарифный план или подписаться на эту функцию в качестве дополнительной услуги к ежемесячной плате.
• Подтвердите активацию функции.

Подключите процессор обработки кредитных карт

Платежный процессор — это не просто устройство для считывания или прикладывания карты клиента для обработки платежа. Прежде чем начать принимать платежи по кредитным картам, вам потребуется торговый счет. Это отличается от счета, который вы имеете у поставщика программного обеспечения для POS-систем; некоторые из лучших поставщиков POS-систем могут предоставить вам и такой торговый счет. 

Преимущество выбора POS-программного обеспечения и процессора для обработки платежей заключается в том, что вам не нужно подавать заявку на отдельный торговый счет. После того, как ваш поставщик POS-программного обеспечения одобрит вашу услугу, это уже означает, что вы также можете принимать платежи по кредитным картам. Все, что вам нужно сделать, это:

• Подключите банковский счет для бизнеса, на который будут поступать средства от продаж.
• Подключите и настройте устройство для чтения кредитных карт или терминал. 

Обратите внимание, что поставщики программного обеспечения, имеющие собственные сервисы обработки платежей, почти всегда предоставляют вам свои собственные считыватели кредитных карт (некоторые даже бесплатны или предоставляются со скидкой). 

Шаг 2: Загрузка и организация данных о вашем бизнесе

После завершения настройки настало время загрузить данные о вашем бизнесе, такие как инвентарь и списки сотрудников. Вот как это сделать для инвентаря:

• Проверьте, поддерживает ли POS-система определенный формат файлов.
• Перейдите на вкладку «Управление запасами».
• Выберите опцию массового обновления и загрузите файл со списком товаров на складе.
• После загрузки проверьте список товаров в POS-системе и исправьте все ошибки.
• Введите начальный уровень запасов.
• Проверьте цены и скидки.

Аналогичные шаги можно выполнить и для других наборов данных, связанных с бизнесом. Например, для профилей сотрудников можно назначать логины и предоставлять доступ на основе ролей. 

Шаг 3: Выполнение тестовых транзакций перед запуском в эксплуатацию.

Перед запуском новой POS-системы важно провести тестовые транзакции. Это поможет убедиться, что процесс продаж и ведение учета работают так, как вы ожидаете.

Для начала проведите тестовую распродажу, добавив в корзину один или несколько товаров. Скорректируйте количество и перейдите к оформлению заказа. Проверьте все включенные в систему способы оплаты и просмотрите, как выглядят чек и записи о продажах. Также проверьте, автоматически ли скорректировался ваш инвентарь с учетом продаж. Если у вас есть акции и скидки, протестируйте и их.

Далее проведите тестовые операции по возврату средств, аннулированию и возврату товаров. Выберите товар из одной из ваших тестовых продаж и запустите тестовый возврат, тестовую аннулирование, а затем тестовые возвраты. Проверьте, правильно ли сработал процесс на кассе, а затем убедитесь, что необходимые корректировки были внесены в ваши записи. Также следует проводить тестовые операции для всего чека, а не только для одного или двух товаров.

Как обрабатывать продажи с помощью POS-системы

Для начала продажи используйте сканер штрихкодов, чтобы отсканировать код товара. Если вы не используете сканер штрихкодов, вы можете воспользоваться функцией поиска на экране POS-терминала и ввести артикул товара. Далее:

• Система выведет информацию о товаре.
• Убедитесь, что товар и его вариант, указанные в системе, совпадают с товаром, находящимся перед вами.
• Скорректируйте количество товара и проверьте цену с учетом скидок по каждой позиции.

Повторяйте эти шаги, пока не будут введены все товары для оформления заказа. Система отобразит экран оформления заказа со списком товаров, а внизу будет указана общая стоимость и общее количество товаров. Проверьте количество товаров на кассе, чтобы убедиться в его точности. После этого сообщите покупателю общую сумму и спросите, как он хотел бы оплатить заказ.  

Теперь введите платежную информацию, либо вручную указав сумму платежа, либо приложив, вставив или проведя картой клиента. После принятия платежа откроется кассовый аппарат, где вы сможете:

• Положите наличные и возьмите необходимую сдачу, или
• Сохраните копию чека по кредитной карте с указанием номера транзакции на обороте.

Затем POS-система сгенерирует копии чека, а оригинал будет предоставлен покупателю.

Обратите внимание, что некоторые современные POS-системы могут иметь интерактивный дисплей для покупателей. На нем клиенты могут просмотреть общую сумму покупки и самостоятельно выбрать способ оплаты. Вам останется только принять наличные или направить их к месту установки считывателя карт.

Подпись: Интерактивный дисплей для покупателей на кассе (Источник изображения: BIMI) Система POS для розничной торговли)

Как управлять запасами, денежными средствами и повседневной деятельностью.

Преимущество использования POS-системы заключается в её автоматизации. Это означает, что большинство (если не все) задач по ведению учета выполняются автоматически и в режиме реального времени. Поэтому ваша основная задача — проводить выборочные проверки системы, чтобы убедиться, что всё работает исправно.

Управление персоналом

Если в вашей POS-системе несколько сотрудников выполняют обязанности кассира, вы можете настроить ее таким образом, чтобы перед началом смены требовалось предъявить удостоверение личности кассира. Этот шаг выполняет две функции:

1. Регистрирует время начала работы сотрудника, и
2. Ведет учет того, кто работает за кассовым аппаратом, по всем совершенным операциям.

После окончания смены кассиру будет предложено снова использовать свой идентификатор для выхода из системы. Вы также можете установить доступ к кассовому аппарату на основе ролей. Это означает, что система распознает, если менеджер использует POS-терминал, и предоставит ему дополнительные функции, такие как редактирование цен или удаление товаров.  

Сверка денежных средств

Вашим кассирам придется сверять свои продажи каждый раз, когда они заканчивают смену. Им нужно всего лишь перейти к функции отчета о продажах на экране POS-терминала, чтобы просмотреть записи. Отсюда они могут начать сверку общей суммы наличных и безналичных продаж, хранящихся в кассовом аппарате. Затем эти данные извлекаются из кассы, помещаются в защищенный ящик и передаются менеджеру. 

После закрытия кассового аппарата кассовые записи сбрасываются и готовы к следующей смене. 

Количество товаров на складе

Физическая инвентаризация — обязательная процедура для любого предприятия, ведущего учет запасов. Хотя для ее проведения по-прежнему требуется присутствие сотрудника, POS-система помогает автоматизировать некоторые этапы. Вот как это работает:

• Вместо распечатанного списка можно использовать планшет с шаблоном для подсчета запасов.
• Вместо того чтобы вручную подсчитывать и вводить цифры, вы можете использовать сканер штрихкодов для регистрации и подсчета товаров.

Использование цифрового файла также поможет вам точно проанализировать текущие данные об инвентаризации и сравнить их с результатами инвентаризации. 

Как создавать отчеты о продажах и операционной деятельности

Ваша POS-система предназначена для предоставления вам широкого спектра бизнес-отчетов. Помните, как вы настраивали шаблон отчетов на шаге 1? После этого система автоматически начинала записывать все транзакции, а отчеты генерировались и обновлялись в режиме реального времени.  

Обзор этих данных должен быть доступен прямо из панели управления вашего продавца. Чтобы перейти к подробностям, вам достаточно щелкнуть по одному из отображаемых отчетов. В зависимости от вашего тарифного плана, ваша POS-система может выполнять следующие функции:

• Отфильтруйте отображение и анализ отчетов по выбранному диапазону дат.
• Просматривайте данные о продажах по кассирам, по кассам или по местоположению.
• Фильтрация результатов по типу клиента или типу платежа.
• Объедините два или более отчета для создания комплексного анализа.
• Предоставляйте отчеты по клиентам с подробными профилями.
• Анализ эффективности работы персонала

Самое приятное, что эти отчеты можно напрямую отправлять в ваши программы для расчета заработной платы, бухгалтерского учета и маркетинга.

Типичные проблемы POS-систем и советы по их устранению.

В процессе обучения работе с POS-системой вполне нормально сталкиваться с трудностями. Хотя вы можете обратиться к руководству пользователя, ниже перечислены наиболее распространенные проблемы и способы их решения. 

Как максимально эффективно использовать вашу POS-систему

POS-система — это крупная инвестиция в бизнес, и на её подготовку и освоение следует уделить достаточно времени. Умение ею пользоваться обеспечит бесперебойную работу вашего бизнеса, а система эффективно поддержит ваши цели роста.

Приобретите POS-систему у экспертов, которые смогут вам помочь. Компания BIMI имеет 15-летний опыт предоставления индивидуальных решений в области POS-систем для предприятий любого размера. Наши штатные эксперты помогут вам подобрать оптимальные решения и обеспечат послепродажную поддержку.

[Кнопка призыва к действию: Посмотреть наш POS-решения]

Часто задаваемые вопросы (ЧЗВ)

Что такое POS-система и как она работает?

POS-система — это набор аппаратного и программного обеспечения, который предприятия используют в основном для замены кассовые аппараты Для увеличения продаж. Существуют различные типы, подходящие для разных бизнес-моделей и размеров. 

Чем POS-система отличается от... электронный кассовый аппарат Функция управления бизнесом заключается в следующем. Помимо обработки транзакций, POS-система служит комплексным программным обеспечением для управления бизнесом, которое ведет точный учет всех данных о вашем бизнесе в режиме реального времени. Она также автоматизирует большинство повторяющихся задач, выполняемых вручную, что делает записи более надежными.

Из каких основных компонентов состоит POS-система?

Типичная POS-система поставляется с полным набором аппаратных и программных компонентов. В качестве аппаратных опций предлагаются терминал или настольный кассовый аппарат, планшет и подставка для планшета, сканер штрих-кодов, принтер чеков, дисплей для покупателя и считыватель платежных карт.

Программное обеспечение для POS-систем в первую очередь включает в себя систему оформления заказов, которую кассиры используют для обработки транзакций. Также имеются основные функции управления бизнесом, такие как учет запасов, CRM, мониторинг персонала, отчетность и управление правами пользователей. 

Какие типы POS-систем доступны для бизнеса?

POS-системы можно классифицировать по-разному. Знаете ли вы, в чем заключаются различные различия между ними? типы POS-систем Доступны ли они для вашего бизнеса?

Традиционные POS-системы — это системы, в которых данные хранятся локально, в помещении предприятия. Современные POS-системы основаны на облачных технологиях, то есть данные хранятся в облаке. Это преимущество, особенно для растущих предприятий, планирующих расширять свои запасы и количество магазинов.

Еще один способ классификации POS-систем — на основе бизнес-моделей. Например, мобильная POS-система идеально подходит для малых предприятий и тех, кто планирует продавать товары на ходу. Онлайн-POS-система не имеет аппаратного компонента, но позволяет продавать и принимать платежи онлайн. Многоканальная POS-система позволяет продавать товары в магазине, онлайн и на ходу. 

В чём преимущества POS-системы? 

Если вы являетесь дилером POS-систем, вам следует проинформировать своих клиентов об этом. преимущества POS-системы.

1. Повышение эффективности и скорости: снижение количества человеческих ошибок и ускорение процесса оформления покупок.

2. Точное управление запасами: отслеживание в режиме реального времени, оповещения о низком уровне запасов и контроль потерь.

3. Принятие решений на основе данных: тенденции продаж, эффективность работы персонала и интеграция бухгалтерского учета.

4. Улучшение отношений с клиентами: профили клиентов, программы лояльности и электронные чеки.

5. Многоканальная синхронизация: в магазинах и онлайн.

Сколько времени нужно, чтобы научиться пользоваться POS-системой?

Большинство POS-систем просты в освоении и использовании, поскольку их дисплей интуитивно понятен и настраиваем. Это означает, что вы можете настроить работу кнопок, создать ярлыки для наиболее часто используемых функций и получать всплывающие подсказки по мере необходимости. 

Основные функции POS-системы, такие как обработка продаж, возвратов и сверка кассового аппарата, можно легко освоить за несколько часов. Однако более сложные задачи, такие как управление запасами, формирование отчетов и настройка параметров, могут потребовать больше времени. Важно уделить время изучению этих функций, включая способы защиты системы от несанкционированного доступа.

Можно ли изменить настройки POS-терминала после первоначальной настройки?

Большинство настроек, таких как правила налогообложения, метод учета запасов, уровни запасов и права доступа пользователей, можно легко изменить. Однако это необходимо делать вне рабочего времени, чтобы избежать ошибок в отчетах. 

Обратите внимание, что основные данные профиля вашей компании нельзя изменить без предварительного обращения к поставщику программного обеспечения. Это включает в себя контактные данные вашей компании, часовой пояс, связанный банковский счет компании и подписку на программное обеспечение. 

Работают ли POS-системы без подключения к интернету?

Современные POS-системы могут некоторое время работать без подключения к интернету. Однако облачные системы требуют подключения к сети, поскольку данные предприятия хранятся удаленно. Без подключения к интернету кассиры могут продолжать обрабатывать платежи, но все транзакции временно сохраняются на устройстве. 

Это означает, что ваши данные об инвентаризации и продажах остаются неизменными до восстановления интернет-соединения. Длительное использование POS-системы в автономном режиме может привести к неточному отслеживанию данных о продажах, выручке и уровне запасов. Также недоступна авторизация платежей по картам в режиме реального времени.

Требуется ли обучение персонала для работы с POS-системой?

Рекомендуется обучить персонал работе с POS-системой. Несколько часов практического опыта в проведении тестовых продаж, возвратов, аннулирований и операций по возврату товаров помогут избежать задержек во время реальных транзакций. Некоторым сотрудникам с более высокими правами доступа потребуется дополнительное обучение функциям управления бизнесом, которые они должны использовать.

Мы рекомендуем создать руководство по обучению для каждой функции вашей POS-системы. Таким образом, вы сможете предоставлять доступ только к тем разделам, которые соответствуют роли вашего сотрудника. Также крайне важно включить в обучение лучшие практики, особенно по защите вашей POS-системы от несанкционированного использования. 

Насколько безопасны POS-системы для обработки платежей?

POS-системы защищены многоуровневой сетевой безопасностью, а также пользовательскими настройками, такими как права доступа на основе ролей и отслеживание идентификаторов. Однако, когда дело доходит до обработки платежей, задача установки необходимой защиты лежит на процессоре платежей. 

В идеале, вам следует выбрать поставщика, чья система включает в себя шифрование данных, протоколы безопасности и функцию мониторинга мошенничества на основе машинного обучения. Эти технологии соответствуют отраслевым стандартам, разработанным для снижения риска несанкционированного доступа к данным и мошенничества. Некоторые продвинутые системы позволяют настраивать эти инструменты мониторинга прямо из панели управления.

Что делать, если моя POS-система перестала работать?

Если ваша POS-система перестала работать, первым делом следует провести базовую диагностику. Важно обратить внимание на отображаемые системные оповещения или сообщения об ошибках. Это поможет понять, в чем проблема и как ее устранить. К таким действиям относятся перезагрузка устройства, проверка интернет-соединения и настройка оборудования. 

Если проблема сохраняется после выполнения предложенных вами шагов по устранению неполадок, немедленно свяжитесь с поставщиком POS-системы. Обязательно опишите проблему, сообщения об ошибках и шаги, которые вы предприняли для ее устранения. Также рекомендуется заранее составить список потенциальных серьезных проблем с POS-системой и подготовить резервный план, который поможет минимизировать время простоя.

Можно ли настроить POS-систему под различные потребности бизнеса?

Да! Лучшие POS-системы — это те, которые адаптированы к планам развития вашего бизнеса. Важно платить только за необходимое оборудование и программное обеспечение, имея при этом возможность обновления, когда вы будете к этому готовы. Опытные эксперты отрасли, такие как BIMI, помогут вам подобрать POS-систему, соответствующую потребностям вашего бизнеса.